As vantagens ao optar por um "walking meeting"

“Walking meeting”, a ideia vem da América: em vez da reunião tradicional com as pessoas pessoas sentadas em volta de uma mesa com um café e um copo de água, explorar os benefícios de acrescentar ao ambiente da sessão de trabalho um pouco de diversidade, neste caso, uma caminhada. Debater o que há para tratar enquanto se vai andando a pé, beneficiando tanto quanto possível do ar livre. É uma prática que tende a suscitar ideias mais criativas e a instalar melhor ambiente para a conversa.

O que é um "walking meeting"?

É uma reunião de trabalho, com uma particularidade: decorre a caminhar. A reunião com companheiros de equipa de trabalho, com clientes ou com parceiros, faz-se a andar, em vez de no ambiente tradicional de uma sala de reuniões. Funciona bem para reuniões que requerem a participação de poucas pessoas: duas, três, quatro é o máximo ideal.
O “walking meeting” deve corresponder a uma marcação específica. Deve ser agendada como uma sessão de trabalho em formato a caminhar. Não deve ser vista como uma pausa no trabalho, bem pelo contrário, trata-se de trabalhar aproveitando o tempo para desenvolver revigorante atividade física.
Vivemos uma época em que falta tempo para quase tudo. O “walking meeting” junta a oportunidade para gerar bem-estar ao mesmo tempo que se trabalha. É um bom desafio para ser suscitado por líderes de equipas!

Boas razões para a prática de “walking meetings”

·        É bom para a equipa ou organização. O caminhar estimula a criatividade e o fluxo de ideias. A variedade de atmosferas também favorece a inspiração.

·        Favorece o processo de troca de ideias. É vasta a literatura científica que documenta a importância de “walking meetings” para a efervescência de ideias, em especial para ampliar a diversidade de reflexões. Ao andar a pé as interações estão potenciadas, as pessoas, embora concentradas, estão mais descontraídas, fica beneficiada a procura de soluções.

·        Quebra muros entre hierarquias. Na caminhada, seguem lado a lado, ficam mais próximas as pessoas que desempenham a chefia e as que estão na base. Vários relatos confirmam bons resultados. Por exemplo, David Haimes, um sénior no desenvolvimento de produto na Oracle, confirma que a equipa de trabalho é mais produtiva quando a reunião criativa é feita em “walking meeting” do que quando essa reunião decorre à porta fechada numa sala.

·        Desenvolve o espírito de equipa. As pessoas estão mais confortáveis na relação interpessoal. Mais espontâneas.

·        Os participantes reúnem mais energia e empenho. Andar a pé gera energia física. A comunicação fica facilitada. A troca de ideias é mais aberta, mais espontânea, mais viva.

·        Ganho para a saúde. A média universal aponta para cerca de 75% do tempo de trabalho ser passado em posição sentada, numa cadeira. Contrariar a inatividade física é uma conquista.

·        Nem precisa de recorrer ao ginásio. Dá para fazer exercício em volta do lugar de trabalho, sem custos. É grátis e oferece recompensa. Há estudos que estimam em três anos de ganho de qualidade de vida para quem pratica à volta de 15 minutos de exercício físico por dia. Basta andar a pé, já está a fazer exercício físico. É o suficiente.

·        Melhora o bem-estar. Estudos científicos mostram que a caminhada em passo robusto fortalece a memória, amplia a sociabilidade e, sobretudo, favorece a sensação de bem-estar.

·        Aumenta a eficiência no trabalho. Melhor oxigenação leva a melhor atividade mental e foco nas tarefas.

Quando deve mesmo trocar uma reunião em sala por um walking meeting?

·        Reuniões curtas focadas na procura de soluções para um problema concreto

·       Tomada de decisão sobre uma questão específica

·       Aumentar a criatividade 

·      Resolução de conflitos

·      Encontros informais, por exemplo para integrar um novo membro na equipa

·      Team building

 

MANUAL ZEBRA PARA ORGANIZAR UM WALKING MEETING COM BOM PROVEITO

ANTES DE COMEÇAR

1. O ideal é que o “walking meeting” envolva duas ou três pessoas. Quatro é o máximo.
Se o grupo participante no “walking meeting” for maior, há que fazer paragens na caminhada para garantir o envolvimento de todos. Há que manter a coesão do grupo. São conhecidos relatos de “walking meetings” com 16 e mais pessoas; nestes casos, vai precisar de formar sub-grupos, cada um deles com um líder articulado com o líder principal.

2. Fixe previamente a agenda de temas a abordar e os objetivos para a reunião. Marque no calendário a hora de início e final, tal como para uma reunião em sala.

Se o grupo for grande, antes de começar há que garantir que todos se conhecem e sabem o que vão abordar.

3. Planeie previamente o percurso, tendo em conta a duração prevista para o walking meeting.
Na escolha do percurso, é relevante a escolha de um local de partida familiar a todos. O trajeto não precisa de ser rígido. O vaguear é amigo do pensamento livre. Sempre que possível, incluir a passagem por um ponto de reconhecido interesse.

DURANTE O WALKING MEETING

4. Sempre que possível, tire partido do ar puro num percurso estimulante. Prioridade para territórios espaçosos, favoráveis à noção de liberdade. Conduza o “walking meeting” num parque ou jardim e, preferencialmente, por um trilho gera mais satisfação e melhores resultados.

Em espaço urbano, assegure-se que a largura das ruas permitem manter a formação do grupo todo o tempo, para que a conversa seja fluida. Evite zonas ruidosas.

5. A chuva não é a melhor companhia. Mas nada impede o recurso ao chapéu de chuva.
Nos dias quentes, evitar as horas de maior calor.

6. Não acrescentar calorias desnecessárias. Se o “walking meeting” tem no final uma bebida com 400 calorias fica estragada a boa repercussão sobre a saúde.

7. Durante a reunião faça paragens sempre que precisar de marcar a mudança de assunto.

8. Pode ser útil que os participantes combinem usar um gravador para registar a troca de ideias ou apenas registar resultados alcançados.

9. No fecho do “walking meeting”, a pessoa que conduz deve fazer para todos uma síntese oral da sessão. É desejável pedir a cada participante que se pronuncie. Pode ser interessante organizar um questionário breve a ser proposto aos participantes.

NOTAS ADICIONAIS

10. Não surpreender colegas ou clientes com a iniciativa de “walking meetings”. Há que prevenir todos para que se preparem e possam escolher usar roupa e calçado confortáveis. 

11. Tenha em conta eventuais limitações e a condição física das pessoas, questões que podem condicionar a escolha de percurso e a duração e ritmo da caminhada.
Opte por caminhadas em ritmo lento para ser mais inclusivo. Se o grupo o permitir, então caminhadas em ritmo mais rápido, com passo robusto, contribuem para melhor saúde.

12.É essencial que os telemóveis fiquem em descanso durante o “walking meeting”.

Há que disfrutar!

ANDAR A PÉ MUDA TUDO: São muitas as razões para andar a pé e outras tantas as motivações.

A ABRIR CAMINHO: A Ciência explica-nos os benefícios de andar a pé. Quem pratica também.

A CRIAR RAZÕES E MOMENTOS para ir a pé. 

LIBERDADE E INDEPENDÊNCIA: Andar a pé é uma forma de ser livre. Ao seu ritmo e no seu tempo.

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